Din totdeauna, alegerea unui spațiu de birouri potrivit a fost esențială pentru succesul unei afaceri – cu atât mai mult pentru un start-up, unde fiecare decizie contează. Fie că este vorba despre primul sediu închiriat sau despre o relocare strategică, acest pas poate avea un impact semnificativ asupra dezvoltării companiei tale.

De la buget și flexibilitate contractuală până la imaginea proiectată către clienți și parteneri, alegerea spațiului de lucru influențează direct performanța echipei și cultura organizațională. În acest articol, îți prezentăm principalele aspecte pe care trebuie să le ai în vedere înainte de a semna un contract de închiriere pentru biroul start-up-ului tău.

1. Locația contează mai mult decât crezi

Poate părea evident, dar poziționarea geografică a biroului influențează multiple aspecte ale activității: de la satisfacția angajaților până la percepția clienților. Un spațiu de birouri mai ieftin, dar greu accesibil, poate deveni o sursă de stres și timp pierdut. În schimb, o locație centrală sau bine conectată la mijloacele de transport public poate crește productivitatea echipei și oferă o imagine mai profesionistă.

De asemenea, contează și vecinătățile: restaurante, cafenele, farmacii, bănci sau chiar spații verzi. Un mediu urban bine echilibrat poate transforma simpla „mers la birou” într-o experiență mai plăcută pentru echipă. Într-un start-up, unde presiunea și ritmul sunt intense, astfel de factori mici pot face o diferență reală.

2. Flexibilitatea contractului de închiriere spațiu birouri

Un start-up se dezvoltă dinamic: echipa se poate dubla în câteva luni sau pot apărea schimbări strategice neprevăzute. De aceea, flexibilitatea contractuală este vitală. Evită angajamentele rigide pe termen lung, mai ales în primele faze ale afacerii.

Optează pentru contracte pe termen scurt, în spații modulare sau pentru birouri de tip coworking. Acestea îți oferă posibilitatea de extindere, reduc riscurile financiare și permit relocarea mai ușoară. De exemplu, spațiile coworking permit adesea închirierea lunară, fără garanții mari sau clauze restrictive.

Potrivit platformei Pluria și unui articol publicat pe 1 mai 2025 de Euronews.ro, în anul 2024 s-au înregistrat peste 10.000 de zile lucrate în spații de coworking la nivel global – o dovadă clară a popularității acestui model de birouri în rândul companiilor agile.

Negociază de la început clauze de extindere, opțiuni de ieșire sau termeni de renegociere. Un contract flexibil îți poate salva timp, bani și energie în momente critice.

3. Costurile totale și gestionarea bugetului

Bugetul este adesea limitat într-un start-up, iar costurile lunare trebuie gestionate cu atenție. Chiria lunară este doar începutul – trebuie să iei în calcul și costuri suplimentare precum:

• utilități (electricitate, apă, internet);
• costuri de întreținere și curățenie;
• servicii de securitate;
• taxe de administrare (în cazul clădirilor de birouri premium);
• eventuale costuri de reamenajare.

Este recomandat să soliciți un buget estimativ complet din partea proprietarului sau administratorului clădirii. De asemenea, ține cont de posibilitatea de renegociere a contractului după 1-2 ani, mai ales dacă semnezi pe o perioadă mai lungă sau dacă spațiul nu este ocupat integral.

Un sfat practic: rezervă întotdeauna un buffer de 10-15% în buget pentru cheltuieli neprevăzute. Această marjă poate acoperi ajustări tehnice sau mici modificări impuse de echipă.

4. Facilități și infrastructură tehnologică pentru spațiul de birouri

Un birou modern nu înseamnă doar patru pereți și o masă. Pentru a susține eficiența echipei, spațiul trebuie să fie bine echipat: internet de mare viteză, rețea electrică stabilă, săli de ședință, zone de relaxare, bucătărie, imprimantă multifuncțională etc.

Dacă firma ta lucrează cu tehnologie specializată – servere, echipamente de design, software de randare 3D, aplicații grele – asigură-te că spațiul are o infrastructură care le poate susține fără probleme.

Cere informații despre capacitatea electrică instalată, ventilație, rețea de date, precum și despre existența unui generator de rezervă, mai ales în clădirile mari sau industriale.

5. Imaginea companiei în fața clienților și partenerilor

Biroul tău este și cartea ta de vizită. Dacă primești clienți, investitori sau parteneri în spațiul de lucru, este important ca acesta să inspire încredere, profesionalism și atenție la detalii.

Chiar și în lipsa unui buget mare, poți amenaja spațiul astfel încât să fie curat, luminos, coerent vizual. Un birou modest dar bine organizat este preferabil unui spațiu scump dar dezordonat.

În plus, un ambient plăcut și ergonomic contribuie la moralul echipei – un factor esențial în atragerea și păstrarea angajaților buni într-un start-up aflat în creștere.

6. Sfaturi pentru negocierea contractului

Semnarea contractului de închiriere este un moment cheie. Nu semna în grabă. Analizează fiecare clauză:

• Durata minimă și prelungirea automată;
• Condițiile de reziliere anticipată;
• Responsabilitățile pentru reparații sau amenajări;
• Modalitățile de plată și garanțiile cerute.

Este esențial să lucrezi cu un consultant imobiliar care înțelege piața și poate identifica eventualele capcane legale. Multe firme au pierdut bani sau timp din cauza unor contracte prost negociate.

Alegerea unui spațiu de birouri pentru start-up-ul tău nu este doar o chestiune logistică – este o decizie strategică. Locația, flexibilitatea, costurile, facilitățile și imaginea externă sunt piese ale aceluiași puzzle. Un spațiu potrivit poate contribui la creșterea afacerii, la atragerea de talente și la consolidarea relațiilor cu partenerii. În schimb, un spațiu nepotrivit poate deveni o sursă constantă de stres și cheltuieli.

Dacă ai nevoie de asistență profesională, sfaturi practice sau oferte personalizate pentru nevoile specifice ale companiei tale, te invităm să ne contactezi la Activ Property Services. Avem o selecție extinsă de birouri închiriabile și specialiști care te pot ghida pas cu pas în alegerea celui mai bun spațiu pentru viitorul afacerii tale.