GREȘELI PE CARE SĂ LE EVITAȚI CÂND ALEGEȚI UN SPAȚIU DE BIROURI!

Având în vedere timpul petrecut zilnic la muncă, biroul poate deveni, la propriu, a doua noastră casă. Când spunem că este o a doua casă, înțelegem că trebuie să îndeplinească multe nevoi și așteptări - prin urmare, ar trebui să existe o planificare corespunzătoare în alegerea spațiului de birou potrivit.

Găsirea spațiilor de birouri constituie întotdeauna o necesitate vitală pentru bunul mers al unei companii. Există mai mulți factori implicați în procesul de selecție, pornind de la chiria lunară și locația biroului - dar este important să evaluați și alte aspecte! Chiar dacă, inițial, nu vedeți existența unor probleme, acestea pot apărea atunci când începeți să lucrați efectiv în spațiul de birouri închiriat. 

Deciziile greșite în selectarea unui spațiu de birouri nu numai că ajung să ne facă o gaură imensă în finanțe, dar ar putea afectat atât productivitatea, cât și moralul vostru și al angajaților! Poate credeți că ați gândit totul și că ați „acoperit” toate situațiile; cu toate acestea, oricând se pot întâmpla lucruri care subminează orice plan. 

Înainte de a începe căutarea, ar trebui să stabiliți exact ce anume trebuie să realizați în spațiul de birouri; cîte persoane îl vor folosi și dacă vor mai fi și altele angajate în viitorul apropiat; ce spații de pauză și de socializare, servicii și facilități  sunt necesare; dacă locația este potrivită și ce avantaje ar aduce și care ar fi constrângerile bugetare. Iată de ce am alcătuit pentru voi o listă cu cele mai frecvente greșeli pe care le fac companiile atunci când își caută un spațiu de birouri.

Evitați compromisurile legate de aspectul cladirii

Una dintre cele mai mari greșeli legate de spațiile de birouri este cand, în schimbul unei chirii minime, se fac compromisuri în ceea ce privește aspectul cladirii. Credeți că ați putea economisi bani dacă optați pentru o construcție de calitate scăzută? Pe termen lung, această opțiune ar putea face mai mult rău decât bine.

Bugetul ar putea fi unul dintre motivele pentru care oamenii fac compromisuri în ceea ce privește aspectul și caliteatea construcției. Dar, din nou, pe termen lung, o construcție potrivită este cel mai important aspect al alegerii unui spațiu de birouri, atât în ceea ce privește exteriorul, cât și interiorul.

Un spațiu ideal de birou trebuie să fie suficient de spațioas pentru a găzdui toți angajații spațiului de lucru. Ventilația este cel mai important aspect al oricărui mediu de lucru. Asigurați-vă că spațiul de birouri pe care îl obțineți este suficient de spațios și are o calitate a aerului adecvată pentru a le asigura angajaților voștri un mediu de lucru fără probleme. Iluminatul este un alt aspect important al spațiului de birouri. Deși putem regla luminile cu ajutorul instalației electrice, este necesar să beneficiem cât mai mult de lumină naturală, pentru a asigura un mediu confortabil.

Să ne gândim doar la suprafața propriu-zisă atunci când alegem un spațiu de birou nu este corect, deoarece în afară de munca de birou, în birou se petrec și alte activități, cum ar fi întâlniri, prezentări, traininguri etc. Atmosfera biroului ar trebui să ofere un mediu de lucru liniștitor.

Este esențial să țineți cont de împrejurimi. Acest lucru poate părea mai puțin important la început, dar are o valoare importantă. În ceea ce privește exteriorul spațiului de birouri, este necesar să alegeți un spațiu de birouri care să fie ușor de localizat de către toată lumea. Dacă actualii sau potențialii clienți caută să se întâlnească și să colaboreze cu voi, atunci își vor forma prima impresie despre companie pe baza imaginii clădirii - deci asigurați-vă că aspectul exterioar și interioar al firmei este bine pus la punct.

Evitați intervalele de lucru inflexibile

Asigurați-vă întotdeauna că alegeți un spațiu de birouri care vă oferă posibilitatea de a avea acces la el în cadrul unui program de lucru flexibil. Birourile funcționează non-stop și nu există un orar anume care să fie potrivit pentru o afacere. Deoarece majoritatea firmelor colaborează cu o serie de clienți internaționali, există multe companii și spații de birouri care lucrează dincolo de ora standard locală. Așadar, atunci când alegeți un spațiu de birouri, asigurați-vă că alegeți unul în care există flexibilitate în ceea ce privește orele de funcționare.

Evitați o locație nepotrivită

A nu ține cont de locația spațiului de birouri este una dintre cele mai mari greșeli care trebuie evitate în alegerea locației. Zona în care se află biroul are o mare influență asupra biroului și companiei voastre. Birourile situate în locații accesibile, eventual în zona principală a orașului, oferă facilități mai bune și ușoare în ceea ce privește transportul, restaurantele și alte servicii disponibile în interiorul și în jurul spațiului de birouri.

Există și numeroase firme care sunt situate la periferia orașului, dar, din nou, în aceste spații de birouri trebuie să se asigure că există disponibilitatea unor servicii de bază, cum ar fi facilități de transport ușor, centre alimentare în interiorul și în jurul spațiilor de birouri și multe altele.

Evitați subestimarea nevoii de design interior

Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac companiile este că angajează designeri fără experiență sau evită să angajeze un profesionist. Designerii ușurează munca - nu numai că au în vedere fiecare centimetru și îl folosesc în mod corespunzător, dar amenajează spațiul în funcție de cerințele afacerii voastre. Aceștia se pricep mai bine la ergonomie și la proiectare, în funcție de necesitățile și de specificul afacerii.

Designul interior al spațiului de birouri trebuie să fie în acord cu activitatea care se desfășoară, dar și cu cei care lucrează în acel spațiu. Spre exemplu, un spațiu de birouri unde media de vârstă a angajaților este de 35-40 de ani ar necesita o bază de culori subtile și tonuri blânde, cu un design interior calm, în timp ce un design de spațiu de birouri pentru o medie de vârstă de 25-30 de ani ar putea fi ceva mai stimulant. De asemenea, depinde și de natura muncii. Birourile implicate în activități creative necesită amenajări neconvenționale ale spațiilor de birouri, iar cele implicate în activități tehnice ar necesita o configurație mult mai profesională.

Evitați ambiguitățile din contract

Atunci când alegeți un spațiu de birouri, fiți foarte atenți să citiți cu atenție toate clauzele din contract înainte de a merge mai departe în legătură cu acesta. În primul rând, alegeți înțelept modul în care doriți să beneficiați de un spațiu de birouri. Vedeți dacă doriți să cumpărați spațiul de birouri pentru voi sau sa il inchiriați. După care, faceți un contract clar, care să includă și clauze legate de flexibilitate. 

Contractele lipsite de flexibilitate sunt dăunătoare atât pentru proprietarul spațiului de birouri, cât și pentru chiriaș. Poate exista un moment în care firma pe care o dețineți se extinde și aveți nevoie de un spațiu mai mare, dar un contract prost negociat nu vă permite să părăsiți biroul respectiv. Acest lucru vă obligă fie să vă adaptați la spațiul existent, fie să închiriați un alt spațiu, ceea ce v-ar face, în esență, să plătiți chirie pentru două locuri.

Pentru a preveni greșeala de a vă lăsa prins în capcana constrângerilor unui contract rigid, examinați cu atenție contractul înainte de a-l semna. Uneori merită să faceți un compromis în ceea ce privește spațiul sau chiria, pentru a evita angajamentul față de un contract ambiguu sau lipsit de flexibilitate.

Evitați lipsa unui plan global și pe termen lung

Una dintre cele mai grave greșeli pe care le puteți face în alegerea unui spațiu de birouri este să nu aveți un plan complet și pe termen lung pentru companie. Spațiul vostru de birouri va include numeroase aspecte care trebuie abordate, cum ar fi biroul de lucru propriu-zis, configurația scaunelor, o conexiune wifi puternică, o rețea electrică bine pusă la punct, un flux ergonomic al de bunurilor de bază, soluții de transport de marfă care ar putea fi necesare și multe altele. Este actualul spațiu suficient de adaptabil pentru a se extinde odată cu creșterea afacerii? Este suficient de flexibil pentru a face față schimbărilor? Flexibilitatea și adaptabilitatea sunt cei mai buni prieteni ai dvs. în vremuri nesigure.

Un spațiu de birou are nevoie de o planificare eficientă în ceea ce privește aceste facilități pentru a asigura un mediu bun de lucru. Indiferent de afacerea pe care o dețineți sau de domeniul în care se dezvoltă firma voastră, asigurați-vă că aveți un plan de viitor în care să stabiliți dacă veți continua să vă desfășurați activitatea în același spațiu, sau dacă doriți să închiriați un altul.

Evitați o locație care poate influența negativ satisfacția angajaților

Dacă aveți deja o firmă și doriți să vă mutați biroul într-un alt loc, atunci trebuie să vă asigurați că luați în considerare satisfacția angajaților dumneavoastră. Efectuați un sondaj și întrebați-vă angajații care sunt nevoile lor și ce așteaptă de la spațiul de birouri. Întrebați-i în ce locație le-ar plăcea să lucreze. Dacă sunteți la început de drum, atunci asigurați-vă că vă faceți o idee despre potențialii angajați pe care îi veți avea, ce locație vizați și alegeți un spațiu de birouri în consecință.

Angajații au nevoie de lucruri de bază, cum ar fi un mediu de lucru igienic, o cafenea amenajată pentru mici pauze de lucru, conexiuni wifi puternice, o rețea de energie bine pusă la punct și, evident, condiții optime de ambient (temperatura, umiditate). Principalele nemulțumiri ale clienților țin de aspecte precum lipsa locurilor de parcare sau numărul de locuri de parcare, accesibilitatea locatiei dificila sau durata de transport mult prea mare, lipsa lucrărilor de modernizare, deficitul de grupuri sanitare, lipsa unui spațiu gen bucatarie și altele.

„Din discuțiile avute cu clienții noștri am observat că nemulțumirile care îi determină să decidă relocarea țin de aspecte precum lipsa locurilor de parcare, accesibilitatea dificilă, vechimea clădirii și lipsa lucrărilor de întreținere și/sau modernizare, precum și funcțiuni care lipsesc sau sunt în deficit (grupuri sanitare, bucătării, balcoane)”, spune Florian Gheorghe - Head of Office Activ Property Services.

Pentru a găsi ușor și fără bătaie de cap spațiul de birouri perfect pentru afacerea voastră, puteți apela oricând la specialiștii Activ Property Services, una dintre principalele companii de consultanță imobiliară din România. Aceștia vă pun la dispoziție servicii integrate - consiliind, implementând și coordonând în numele vostru fiecare pas al procesului imobiliar.