Ce ar trebui să întrebați atunci când vreți să închiriați un spațiu de birouri?

Fie că vă aflați pentru prima dată în situația de a căuta un spațiu de birouri, fie că v-ați mai mutat afacerea înainte, este esențial să puneți întrebările corecte pe parcursul procesului de închiriere, pentru a vă asigura că nu veți avea surprize în viitor. Închirierea unui spațiu de birouri este o decizie importantă, care poate afecta compania voastră în multe feluri. Iar faptul că „vă faceți temele”, poate face toată diferența în succesul sau eșecul firmei voastre.

Închirierea unui spațiu de birouri este mult mai simplă atunci când viitorul chiriaș are o idee clară despre dorințele și nevoile sale. Iată câteva întrebări pe care trebuie să le puneți proprietarului sau consultantului imobiliar atunci când căutați un spațiu de birouri - și, cu siguranță, înainte de a semna contractul pe linia punctată! Aceste întrebări vă vor ajuta să găsiți cel mai bun sediu posibil pentru companie.

Care este dimensiunea spațiului de birouri și cum este structurat? 

Dimensiunea este un factor important atunci când închiriați un spațiu de birouri, deoarece trebuie să vă asigurați că acesta poate găzdui toți angajații și echipamentul necesar pentru activitățile companiei voastre. Un spațiu de birou prea mic nu numai că nu este confortabil, dar angajații vor considera că le secătuiește și creativitatea și productivitatea. Trebuie să luați în considerare dacă aveți nevoie de o zonă de recepție, de sală de conferințe sau de o bucătărie. În plus, este important să vă asigurați că aveți suficient spațiu pentru a crește în viitor, dacă afacerea se extinde. 

Care sunt costurile și termenii de închiriere? 

Închirierea unui spațiu de birouri implică costuri mai mari decât o locuință, așadar trebuie să fiți atenți la detalii. Probabil că aveți deja un buget în minte pentru noul spațiu de birouri. Prima dumneavoastră întrebare ar trebui să se refere, evident, la chiria lunară, costul utilităților și impozitelor. Odată ce ați stabilit elementele de bază și sunteți în continuare interesat de spațiul respectiv, următoarele întrebări adresate proprietarului sau consultantului imobiliar ar trebui să se refere la ceea ce este inclus în detaliile contractului. Este important să știți dacă există alte costuri implicate, cum ar fi taxe de servicii publice, costul parcărilor sau întreținerea clădirii. De asemenea, întrebați despre termenii de închiriere, inclusiv durata contractului și posibilitatea de prelungire.

Care sunt condițiile contractului?

Întrebați despre termenii și condițiile contractului de închiriere, inclusiv durata contractului, drepturile și obligațiile voastre și ale proprietarului, politica de rambursare a depozitului și politica de reziliere. Dacă nu sunteți sigur de necesitățile voastre pe termen lung, întrebați despre opțiunile de închiriere pe termen scurt sau flexibil. Aceste opțiuni pot fi mai potrivite pentru afacerile care se află într-o fază incipientă sau care se dezvoltă rapid. De asemenea, întrebați ce se întâmplă dacă spațiul de birouri nu îndeplinește așteptările voastre, despre politica de reziliere a contractului și dacă există o perioadă de probă. Există penalități pentru rezilierea anticipată a contractului de închiriere? Ce se întâmplă dacă dintr-o dată nu vă puteți permite să plătiți chiria sau dacă trebuie să vă mutați într-un alt spațiu de birouri? Întrebați și care sunt clauzele în cazul în care veți include o opțiune de reînnoire a contractului sau dacă veți putea subînchiria. Nu în ultimul rând, întrebați dacă în contract vor fi incluse și clauze care să permită modificarea chiriei, la cererea proprietarului.

Cine este proprietarul?

Să știți cine este proprietarul poate fi crucial. Puteți cere datele de contact ale unui chiriaș anterior, apoi îi puteți întreba ce părere au despre proprietar. Puteți afla informații valoroase, cum ar fi dacă este ușor și plăcut să lucrați cu proprietarul sau dacă acesta este nedrept.

Ce amenajări și facilități există în clădire și în spațiul de birouri? 

Întrebați despre facilitățile disponibile, cum ar fi suficiente spații de parcare pentru angajați, acces la internet și rețele de comunicații, servicii de curățenie sau spații comune, utilități și acces la toalete și bucătărie. Aflați ce tipuri de mobilier sau echipamente sunt incluse și dacă aveți nevoie să aduceți propriul vostru mobilier sau echipament. De asemenea, întrebați despre facilitățile opționale, cum ar fi sala de conferințe sau sala de mese. Unii furnizori de servicii de administrare a birourilor oferă servicii la pachet, ceea ce ar putea fi o modalitate excelentă de a menține costurile la un nivel scăzut. Dar va trebui să puneți întrebarea potrivită pentru a afla ce este inclus sau nu în contractul de închiriere. Vreți să evitați să ajungeți într-o situație în care veți plăti mai mult decât vă puteți permite pentru spațiul de birouri.

Care este politica privind renovările și personalizările? 

În funcție de nevoile companiei voastre, poate fi necesară efectuarea unor lucrări de mentenanță, renovări sau personalizări. Întrebați proprietarul dacă acest lucru este permis și care sunt politicile și restricțiile legate de acest lucru. Reparațiile uzuale sunt, de obicei, incluse în chiria lunară, însă e bine să lămuriți care este situația atunci când se fac renovări la cerere. Dacă descoperiți că sunteți responsabili pentru aceste costuri, atunci vedeți dacă este posibil să negociați procentul pentru care veți fi responsabil. Acest lucru nu este întotdeauna posibil, așa că, dacă vă faceți griji că aceste cheltuieli ar putea fi prea mari pentru afacerea voastră, atunci cel mai bine este să vă uitați la următorul spațiu de birouri închiriat de pe listă. Întrebați dacă puteți personaliza spațiul comun al clădirii de birouri prin afișarea denumirii companiei, astfel încât aceasta să fie ușor de găsit de către clienți. 

Ce politici există privind accesul la clădire și la spațiul de birouri? 

Întrebați despre politicile de securitate, inclusiv despre sistemul de alarmă și de acces la clădire și la spațiul de birouri. De asemenea, întrebați despre orele de acces și dacă există o recepție sau un alt punct de contact în timpul orelor de program. Ascensoarele funcționează permanent în clădire sau sunt oprite într-un anumit interval orar? Întrebați despre restricțiile impuse de proprietar privind orele de lucru sau cele privind animalele de companie.

Care este amplasarea și accesul la transport?

Alegeți un spațiu de birouri care este ușor accesibil pentru angajați și clienți. Întrebați dacă există o parcare suficientă și dacă există transport public în apropiere. Este important să luați în considerare și timpul de deplasare al angajaților voștri.

Cine sunt ceilalți chiriași din clădire? 

Întrebați cine sunt ceilalți chiriași din clădire și ce se întâmplă dacă concurentul dumneavoastră vrea să se mute alături. Este posibil ca o altă companie vecină să genereze mult zgomot în clădire exact atunci când încercați să aveți o întâlnire importantă cu un clientul de top, lucru de evitat!Ce s-ar întâmpla dacă unul dintre cei mai apropiați concurenți ai voștri ar dori să se mute în clădire? Puteți negocia aceste aspecte cu proprietarul înainte de a semna contractul de închiriere, dacă considerați că este necesar pentru afacerea dumneavoastră.

Care sunt politicile de mutare și de plecare?

Înainte de a semna contractul de închiriere, este bine să întrebați care sunt politicile de mutare și de plecare. De exemplu, veți dori să aflați cât timp va dura până vă puteți muta. Dacă durează câteva săptămâni și sunteți gata să vă mutați, acest lucru ar putea însemna că afacerea s-ar putea confrunta cu întreruperi grave ale operațiunilor. Și cum rămâne cu mutarea? Ce presupune acest lucru? Veți fi responsabil pentru reparații și curățenie? Dacă da, atunci gândiți-vă dacă vă veți putea permite aceste costuri atunci când va veni momentul.

Acestea sunt câteva întrebări esențiale pe care trebuie să le puneți înainte de a semna contractul de închiriere. Închirierea unui spațiu de birouri este un pas uriaș pentru afacerea voastră. În concluzie, atunci când vreți să închiriați un spațiu de birouri, este important să puneți întrebări detaliate și să faceți cercetări suplimentare pentru a vă asigura că faceți cea mai bună alegere pentru afacerea voastră. Cu ajutorul răspunsurilor obținute la aceste întrebări, veți fi siguri că închirierea spațiului de birouri va fi o investiție bună și benefică. Așadar, asigurați-vă că obțineți răspunsurile la aceste întrebări și veți ajunge într-un spațiu de birouri care se potrivește perfect pentru compania dumneavoastră. Iar ca să fiți siguri că că nu veți da greș, apelați cu încredere la consultanții imobiliari ai Activ Property Services, care vă vor acorda consultanța de specialitate necesară pentru a contractul de închiriere!