BLOG

In cadrul procesului de inchiriere a unui spatiu de birouri este recomandat sa se acorde o atentie speciala prevederilor si clauzelor stipulate in contractul de inchiriere.

Va invitam sa cititi mai jos un articol informativ despre contractele de inchiriere si posibilitatile de reziliere a contractelor inainte de termen, in functie de tipul clasei de birouri.

Când vine vorba de închirierea unor spatii de birouri sau a unor clădiri de birouri, decizia poate fi una complexa, întrucât chiriașul trebuie să aibă în vedere o serie de factori:

• Tipul de birou de inchiriat optim activitatii desfasurate;
• Dimensiunea spatiului de birouri necesar;
• Amplasarea clădirii;
• Accesibilitatea cu masina si cu transportul public;
• Clasificarea spațiului de birouri;
• Dotările clădirii;
• Facilitatile prezente in cladire / zona;
• Layout-ul existent si cel posibil de implementat in spatiul inchiriat;
• Bugetul disponibil si costurile totale de ocupare;
• Termenii contractuali.

Tocmai de aceea, se recomandă apelarea la serviciile unei agenții imobiliare cu experienta in piata de birouri, care să faciliteze procesul de închiriere și să ofere consultanță pentru identificarea celor mai bune optiuni de inchiriere.

Clasificarea spațiilor de birouri

În clasificarea cladirilor de birouri se iau în considerare numerosi factori, pornind de la amplasare si accesibilitate, la suprafata pe etaj, finisaje și dotări, facilitati, eficienta folosirii resurselor si impactul asupra mediului inconjurator etc.

In ciuda faptului ca de multe ori clasificarea spațiilor de birouri ramane un proces influentat si de evaluari subiective, clasa de care apartine cladirea de birouri ramane un factor important de care trebuie să se țină cont în momentul căutării unui spatiu de birouri de inchiriat.

În anunțurile imobiliare cu spații de birouri de închiriat, se poate observa cu ușurință că birourilor le sunt atribuite una dintre următoarele tipuri de clase:

• clasa A;
• clasa B;
• clasa C;

Exista mai multe modalitati de definire a acestor clase, unele valabile la nivel international, altele bazate pe un specific local. Principalele definitii pentru intelegerea celor 3 clase sunt oferite de organizatia internationala BOMA (Building Owners and Managers Association), aceeasi organizatie care furnizeaza si principala metoda de calcul a suprafetei inchiriabile (standard BOMA).

Conform BOMA cele 3 clase de birouri reprezinta un tip de evaluare relativ subiectiv cu privire la abilitatea cladirilor de a se adresa si atrage tipuri similare de chiriasi, utilizand un mix de factori calitativi si cantitativi, precum amplasamentul si accesul, tipuri de finisaje, dotari, eficienta folosirii resurselor, facilitati, perceptia pietei etc.  

Pe langa aceste trei clase, in piata de birouri se folosesc mai nou si certificari cu privire la eficienta si impactul asupra mediului (certificarile de cladiri verzi), respectiv cu privire la sanatatea si starea de bine asigurata angajatilor din cladiri (standardele WELL), detaliate mai jos.

●     Spațiile de birouri de clasa A

Așa cum se poate intui ușor, clădirile de tip A sunt cele mai reprezentative, avand standardele de calitate si dotarile situate in plaja superioara a pietei. De regulă sunt căutate de companiile majore care doresc un sediu reprezentativ, dotat cu specificatii si facilitati de top, atat din ratiuni de imagine, cat si pentru a oferi angajatilor un spatiu de munca cat mai calitativ si motivant. Din acest motiv, spatiile de birouri de clasa A au chiriile cele mai mari din piata.

Cladirile de clasa A indeplinesc criterii precum:

• Locație de cea mai buna calitate in oras / zona de birouri;
• Acces facil cu masina;
• Distanta pietonala fata de mijloacele de transport in comun;
• Suprafață pe nivel de cel putin 1000 mp;
• Layout eficient;
• Finisaje moderne și durabile;
• Dotari moderne si eficienta sporita;
• Capacitate optima de transport al lifturilor;
• Facilitati generoase de parcare (1 loc la 50-60 mp închiriabili);
• Sistem centralizat de management al clădirii (BMS);
• Sisteme de siguranta si back-up.

●     Spațiile de birouri de clasa B

Spațiile de birouri de tip B au o adresabilitate mai vastă, adresandu-se multor tipuri de utilizatori și ocupand plaja de mijloc a pietei, atat in ceea ce priveste dotarile si finisajele, cat si referitor la celelalte caracteristici. Spatiile de birouri de clasa B au chirii situate in zona medie a pietei.

Spațiile de tip B sunt închiriate atat de catre companii mari și medii ca sediu de lucru pentru acomodarea departamentelor cu numar extins de angajati, cat si de firmele mai mici care închiriază spatii de pana la 200-500 m2, interesate de atingerea unui cost mediu de ocupare (chirie + taxa mentenanta).

Cladirile de clasa B indeplinesc criterii precum:

• Amplasare fara pretentii premium, in plan secund sau pe strazi secundare;
• Cladiri cu o varsta mai mare (peste 10-15 ani);
• Suprafete pe nivel de 200-500 mp;
• Densitate medie de locuri de parcare (1 loc la 75-100 m2 de birouri);
• Finisaje de o calitate medie;
• Dotari medii (lipsa podea flotanta / prize de pardoseala; ventiloconvectoare cu 2 tevi, aparate split individuale A/C)

●     Spațiile de birouri de clasa C

Spațiile de birouri de clasa C se caracterizeaza prin dotari si finisaje de categorie inferioara, de cele mai multe ori fiind vorba de cladiri imbatranite, cu caracteristici in afara standardelor moderne sau de spatii care nu au fost construite initial pentru a fi folosite ca spatii de birouri (stoc necompetitiv). Aceste cladiri se adreseaza in general acelor firme care doresc reducerea bugetului de costuri aferent inchirierii de birouri (obtinerea unei chirii sub nivelul mediu al pietei).

●     Cladirile de birouri certificate verde

Certificarea cladirilor verzi se realizeaza printr-o evaluare realizata de experti acreditati cu privire la indeplinirea unor criterii specificate de diverse standarde internationale. Cele mai des utilizate standarde verzi in piata de birouri din România sunt urmatoarele:

• BREEAM (BRE Environmental Assessment Method), elaborată în UK de către Building Research Establishment (BRE), în 1990.
• LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) elaborată în Statele Unite.

Cladirile certificate verde sunt cladiri de clasa A avansate tehnologic, fie proiectate si construite de la inceput pentru a respecta standardele verzi, fie imbunatatite ulterior finalizarii. Aceste cladiri sunt sunt ideale pentru ocupantii de suprafata mare, mai ales companiile internationale majore specificand certificarea verde printre criteriile de alegere a viitoarelor sedii.

Dacă până acum 5-10 ani construcția unei clădiri și obținerea unei certificări verzi reprezenta mai mult o decizie de marketing pentru evidentierea unor tehnologii de top, în prezent majoritatea proiectelor mari sunt gandite pentru a obtine o certificare verde, devenind deja un standard al pietei premium de clasa A.

Cladirile verzi sunt prevazute astfel incat sa aiba un impact redus asupra mediului inconjurator, adica sa micsoreze gradul de poluare generat de cladirea nou construita (emisiile de noxe). Acest scop este atins prin folosirea unor solutii si tehnologii care sa aduca o eficienta energetica sporita si folosirea unor surse verzi de energie, utilizarea eficienta a apei, un aport ridicat de lumina naturala, folosirea unor materiale sustenabile, gestionarea performanta a materialelor, energiei si deseurilor in timpul procesului de constructie etc.

Pe langa efectul benefic asupra mediului, cladirile certificate verde aduc beneficii palpabile atat pentru proprietari, dar mai ales pentru chiriasi, prin scaderea costurilor cu utilitatile cu 20-30% fata de o cladire necertificata, respectiv costuri ale mentenantei (Service Charges) mai mici in cazul localitatilor care sustin dezvoltarea acestor cladiri prin reduceri de taxe / impozite. Obtinerea certificarii genereaza o cerere mai mare de închiriere și o creștere a valorii clădirii.

Scopul ambelor metodologii, BREEAM si LEED, este de a promova implementarea practicilor de dezvoltare sustenabilă. La momentul actual, se estimeaza ca 70-80% din totalul cladirilor cu certificare verde din România sunt clădiri de birouri.

●     Cladirile de birouri cu standard WELL

Standardul WELL este un sistem de masurare, certificare si monitorizare a impactului pe care spatiul de lucru (cladirea de birouri) il are asupra sanatatii si starii de bine a angajatilor care lucreaza in cladire.

Exista 3 niveluri de certificare a standardului WELL: Silver, Gold si Platinum.

Standardul integreaza 7 criterii principale care se refera la caracteristicile aerului (calitate, purificare, umidificare), apei (calitate, filtrare), luminii (aport lumina naturala, culoare si reglare intensitate), facilitatilor de luat masa (varietate si calitate etc.), facilitatilor de facut sport (fitness, bicicleta, scari), confortului (mobilier, protectie fonica etc.) si mintii (socializare, spatii de liniste, ingrijire copii etc.).    

Ce este contractul de închiriere?

Acum, după ce ați aflat care sunt tipurile de spații de birouri care se pot închiria în România, trebuie să știți că ÎNTOTDEAUNA închirierea se face în baza unui contract semnat de ambele părți (fie sub semnătură privată, fie în fața unui notar sau avocat, după caz).

Contractul de închiriere este cunoscut și sub numele de contract de locațiune și se realizează atunci când proprietarul oferă dreptul de folosință pentru imobilul său pentru o anumită perioadă, în schimbul unui preț (denumit chirie). În plus, chiriașul are obligația de a plăti chiria -  o sumă lunară/ anuală (sau orice alt termen agreat de către părți), în funcție de clauzele prevăzute în contract.

Orice contract de închiriere cuprinde mai multe elemente, dintre care enumerăm, dar fără a ne limita la acestea:

• Datele proprietarului și ale chiriașului (denumire societate, date de identificare, reprezentant legal, etc);
• Obiectul contractului;
• Durata contractului;
• Ocuparea efectivă a spațiului;
• Chiria și plata;
• Obligațiile părților;
• Declarații și garanții;
• Încheierea contractului și restituirea proprietății;
• Forță majoră;
• Soluționarea disputelor;
• Diverse;
• Semnături.

Care sunt clauzele unui contract de închiriere?

Orice contract de închiriere pentru un spațiu de birouri trebuie să aibă o serie de clauze, care includ atât obligațiile chiriașului, cât și pe cele ale proprietarului, pe toată durata contractuală.

Există o serie de obligații ale proprietarului prezente în majoritatea contractelor de închiriere:

• predarea spațiului chiriașului în stare bună de funcționare;
• asigurarea folosinței liniștite a spațiului de către chiriaș pe toată durata contractului;
• asigurarea furnizării utilităților aferente spațiului de birouri;
• achitarea impozitelor și a tuturor celorlalte taxe aferente dreptului de proprietate asupra imobilului.

Cele mai frecvente obligații ale chiriașului prezente în contractele de închiriere sunt:

• achitarea cuantumului avansului și al garanției, în termenele și condițiile prevăzute în prezentul contract;
• plata chiriei și a costului utilităților la termenele stipulate;
• întreținerea spațiul/clădirea de birouri în stare bună și să nu producă daune sau să creeze circumstanțe care să ducă la dăunarea clădirii, a instalațiilor sau a dotărilor acestuia, în afara limitelor normale, obișnuite, de uzură.
• oferirea permisiunii proprietarului, persoanelor desemnate de acesta sau societăților/ serviciilor de utilități publice de a avea acces în clădire în vederea montării, utilizării și întreținerii instalațiilor aferente spațiului de birouri.
• de a nu schimba sau modifica spațiul fără acordul prealabil, expres și scris din partea proprietarului.
• dacă la încetarea contractului sau la intrarea în posesie a spațiului în oricare altă formă prevăzută de lege, sunt constatate stricăciuni ale construcției, instalațiilor sanitare, instalațiilor termice, electrice și a dotărilor cu care este prevăzut spațiul de birouri în afara limitelor normale, obișnuite, de uzură, chiriașul se obligă să achite contravaloarea tuturor daunelor aduse spațiului.

Aceste clauze sunt, în linii mari, generale, însă se pot adapta în funcție de circumstanțe. Nerespectarea lor, dar și alte aspecte ce țin strict de decizia chiriașului sau a proprietarului, atrag după sine rezilierea contractului de închiriere înainte de termen, despre care vom vorbi în cele ce urmează.

Cum se poate rezilia un contract de închiriere înainte de termen?

De regulă, un contract se poate încheia în următoarele situații:

• prin acordul părților, cu sau fără un preaviz;
• prin ajungerea la termen, în măsura în care proprietarul și chiriașul nu hotărăsc prelungirea duratei contractului de închiriere. Aceasta este și cea mai simplă modalitate de reziliere a unui contract.
• pentru nerespectarea clauzelor prevăzute în contract, precum neplata chiriei, daune aduse spațiului etc.
• la inițiativa chiriașului sau a proprietarului, din varii motive, înainte de termen, caz în care trebuie avute în vedere câteva aspecte importante.

Înainte de a luat decizia de a rezilia un contract de închiriere vă recomandăm studierea cu atenție a clauzelor contractuale de către un specialist.

Piața de birouri utilizează prevederi speciale cu privire la posibilitatea de reziliere a contractului de închiriere înainte de termen. Această reziliere poate fi solicitată:

• fie de către chiriaș;
• fie de către proprietar.

Cu toate acestea, cele mai multe cazuri de reziliere a unui contract de închiriere apar din dorința/ nevoia chiriașului de a ieși din contract înainte de termen. În general, proprietarii solicită rezilierea unui contract de închiriere înainte de termen atunci când decid să vândă spațiul respectiv.

Rezilierea unui contract de închiriere înainte de termen diferă de la caz la caz, în funcție de tipul de clădire închiriat și de durata contractului. Astfel:

• În cazul clădirilor reprezentative de tip A și B și a clădirilor de birouri cu certificare verde, prevederile contractelor tind să fie standardizate, existând o abordare relativ unitară cu privire la rezilierea înainte de termen din cauza chiriașului. În cazul acestor spații de birouri, proprietarii solicită contracte ferme pe o perioadă închisă, clar stabilită încă de la început, de regulă minim 5 ani. Aceste contracte nu oferă posibilitatea chiriașului de a ieși din contract înainte de termen. În cazul în care totuși, din varii motive, chiriașul decide rezilierea contractului de închiriere înainte de termen, el va fi obligat să plătească o penalizare egală cu costul chiriei rămas de plată până la sfârșitul perioadei contractuale.
• În cazul celorlalte clădiri de tip C și în special pentru spațiile de birouri cu suprafețe disponibile mici sau cu specificații inferioare clădirilor de tip A și B, prevederile contractuale cu privire la rezilierea înainte de termen sunt mai puțin standardizate. Se pot înregistra variații semnificative de la o clădire la alta sau de la un contract la altul în funcție de negocierea dintre părți. Proprietarii unor astfel de spații/ clădiri dovedesc o flexibilitate mai mare în a negocia prevederi variate cu privire la rezilierea contractelor de închiriere înainte de termen, permițând, de asemenea, semnarea contractelor și pe durate de timp mai scurte, de 1-2 ani.
• Cele mai flexibile contracte și ușor de reziliat înainte de termen sunt acelea care permit o reziliere unilaterală, fie de către chiriaș, fie de către proprietar. Această formă de reziliere se realizează printr-o simplă notificare trimisă celeilalte părți, cu un preaviz stabilit prin contract, de regulă 1-3 luni. Aceste contracte nu oferă o stabilitate a închirierii nici pentru chiriaș, nici pentru proprietar, permițând însă o eliberare facilă a spațiului, în funcție de conjunctură.

Concluzii

Indiferent de tipul de clădire pentru care optați să închiriați, va recomandam sa acordați o atenție deosebită clauzelor și termenelor de reziliere pentru a nu fi pusi, ulterior, într-o situație neplăcută sau dificilă. Mai mult decât atât, se recomandă să apelați la specialiști imobiliari si legali care să va consilieze in luarea celor mai bune decizii in negocierea clauzelor contractuale.